1. Introdução
A Daikin está empenhada em conduzir os negócios de forma transparente. Procuramos manter a total conformidade legal em todos os locais onde desenvolvemos atividades. No Grupo Daikin Europe1, os funcionários são regidos pelo código de Etica Empresarial do Grupo, que promove uma conduta adequada e destina-se a assegurar que não ocorrem atividades ilegais no local de trabalho. Os princípios da nossa Ética Empresarial são os mesmos para cada país e setor de negócios onde estamos presentes. O nosso código de Ética Empresarial encontra-se no nosso website, www.daikin.eu.
Incentivamos todas as pessoas a apresentar questões ou dúvidas e a reportar quaisquer suspeitas de comportamentos imorais ou ilegais nas nossas práticas comerciais. O Grupo Daikin Europe garante que as denúncias apresentadas são tratadas com total confidencialidade.
Nesta política, explicamos como pode apresentar uma denúncia e como se processam as investigações na sequência da denúncia apresentada. Além disso, explicamos a proteção oferecida a todas as pessoas que apresentem uma denúncia.
2. Quem pode apresentar uma denúncia?
Qualquer pessoa pode reportar uma má conduta suspeita ou observada no Grupo Daikin Europe: funcionários, intervenientes externos, como empreiteiros, consultores, prestadores de serviços, agentes, clientes, entre outros.
3. Onde se pode apresentar uma denúncia?
Há várias formas de apresentar uma denúncia. Pode escolher o canal com o qual se sinta mais confortável.
- Pode reportar ao seu contacto na Daikin.
- Pode apresentar uma denúncia através da linha de denúncia, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. A linha de denúncia aceita denúncias apresentadas online ou pelo telefone, no idioma que preferir. Pode aceder à linha de denúncia através da seguinte ligação: http://daikineurope.ethicspoint.com.
Para prosseguir com uma denúncia, aceda à ligação e entre na secção "To Make a Report" (Para fazer uma denúncia).
- Selecione o país e indique o método de denúncia que preferir, online ou pelo telefone. Se optar pelo telefone, é apresentado o número de telefone específico do seu país.
- Em todos os casos, receberá um ID de utilizador e uma palavra-passe. As questões e comunicações são partilhadas consigo através da plataforma. Pode revisitar a plataforma em qualquer fase e deixar documentos ou colocar mais questões.
- Em alguns países, existe um canal de denúncia específico, disponível no website da entidade local2.
4. Posso apresentar uma denúncia de forma anónima?
Essa opção está disponível, no entanto, em alguns países isso pode não ser legalmente possível3. Pode comunicar incidentes anonimamente, no entanto, em alguns países isso pode não ser permitido. Solicitamos que forneça detalhes e informações factuais suficientes para que possamos investigar corretamente a denúncia.
5. Que tipo de incidente posso comunicar?
Pode comunicar qualquer tipo de preocupação que considere merecer a nossa atenção, mas esta política destina-se a receber relatórios sobre violações, suspeitas ou reais, do código de ética empresarial do Grupo Daikin Europe ou da lei. Tais violações podem ser, por exemplo, uma violação dos direitos humanos, uma violação do direito da concorrência, uma infração penal ou causar danos ao ambiente.
6. Disponho de proteção quando comunico um incidente?
A Daikin está empenhada em oferecer-lhe proteção contra quaisquer desvantagens, mesmo que depois de uma investigação, se determine que não existiu uma violação. Não toleramos qualquer forma de retaliação (despedimento, negação de promoção, suspensão, etc.) contra pessoas que apresentem denúncias de boa fé, com motivos razoáveis para acreditar que ocorreu uma violação.
No entanto, se comunicar ou divulgar publicamente falsas informações, pode-lhe ser imposta uma penalização. Também lhe pode ser imposta indemnização por danos resultantes de falsas denúncias ou divulgação pública de falsas informações.
7. Como asseguramos a confidencialidade.
A Daikin processa confidencialmente todas as denúncias, os respetivos conteúdos, a identidade do denunciante e das outras pessoas envolvidas. Utilizaremos a sua denúncia para realizar uma investigação e para a implementação de qualquer medida relacionada com o resultado.
Podemos divulgar informações sobre factos ou questões no âmbito de uma ação legal ou outro procedimento iniciado por uma autoridade. Também podemos divulgar informações se decidirmos que a violação deve ser comunicada às autoridades e/ou que apresentaremos uma reclamação oficial. Também podemos divulgar o conteúdo da denúncia à administração e/ou aos nossos consultores externos.
8. O que acontece depois de apresentar uma denúncia?
Consideramos seriamente todas as denúncias, pelo que as mesmas são processadas com o devido cuidado.
A Comissão de Auditoria do Grupo Daikin Europe ou, quando imposto por lei, um representante local, é responsável por investigar os relatórios recebidos. A Comissão de Auditoria/o representante local adota os seguintes passos após receber uma denúncia:
- No prazo de 7 dias, a Comissão de Auditoria envia uma confirmação de receção ao denunciante.
- De seguida, a Comissão de Auditoria decide se a denúncia é admissível ou não. Se a denúncia não for admissível, por não se inserir no âmbito desta Política, a Comissão de Auditoria informa o denunciante.
- Se a denúncia for admissível, a Comissão de Auditoria realiza uma investigação.
- A Comissão de Auditoria pode solicitar o apoio de outras entidades, como subsidiárias ou departamentos comerciais.
- A Comissão de Auditoria pode entrevistar funcionários e/ou terceiros que possam saber algo sobre o incidente comunicado.
- A Comissão de Auditoria revê os documentos relacionados com o incidente comunicado.
- Após concluir a investigação, a Comissão de Auditoria toma uma decisão sobre a questão.
- Se a questão for confirmada, a Comissão de Auditoria adota as ações adequadas para abordar as preocupações identificadas.
- Se o incidente identificado não for confirmado, a questão é considerada improcedente.
- A Comissão de Auditoria informa o denunciante quanto ao resultado no prazo de 3 meses.
A Comissão de Auditoria respeita totalmente os direitos de defesa de qualquer pessoa envolvida numa investigação. Estas pessoas recebem informações sobre factos ou preocupações e são ouvidas.
Uma violação da Ética Empresarial pode dar origem a medidas disciplinares ou despedimento. Se for cometida uma violação por terceiros, podemos terminar a relação contratual com a parte em causa ou com o respetivo funcionário.
9. Como agimos em conformidade com a legislação relativa à proteção de dados.
O processamento de denúncias envolve o tratamento de dados pessoais. Consoante o incidente, o Grupo Daikin Europe pode recolher dados como nomes, informações de contacto, cargos, registos de acesso ao sistema e detalhes relacionados com o incidente.
Mantemos os seus dados pessoais durante a investigação. Podemos mantê-los durante algum tempo depois, com base na avaliação de risco e nos requisitos legais, mas nunca durante mais tempo do que o permitido pela legislação aplicável. Para tipos de dados específicos (por exemplo, registos de acesso), podem aplicar-se períodos de retenção mais curtos. Podemos reter os dados durante períodos mais longos com base no interesse legítimo, como por exemplo para potenciais litígios no futuro ou inquéritos regulamentares, mas iremos fazê-lo de acordo com os princípios de minimização de dados e os seus direitos.
Tem o direito de:
- Aceder aos seus dados pessoais e receber uma cópia.
- Retificar dados pessoais imprecisos ou incompletos.
- Eliminar os seus dados pessoais em determinadas circunstâncias.
- Restringir o processamento dos seus dados pessoais.
- Opor-se ao processamento dos seus dados pessoais com base em interesses legítimos.
- Obter os seus dados pessoais em formato portátil.
- Apresentar uma reclamação à Autoridade de Proteção de Dados do país onde o incidente foi reportado.
Para explicações detalhadas e para exercer os seus direitos, contacte os Coordenadores de Proteção de Dados em dpc@daikineurope.com.
Para obter mais informações sobre as nossas práticas de proteção de dados, consulte a nossa Política de Proteção de Dados4.
10. Procedimento de denúncia e proteção na União Europeia
Na União Europeia, a legislação dos Estados-Membros da UE e a Diretiva da UE5 concedem proteção às pessoas que comuniquem (alegadas) violações do direito ("denúncia").
As condições para usufruir desta proteção são as que se seguem. Familiarize-se com os requisitos específicos da legislação aplicável:
- Tem de ter tido motivos razoáveis para acreditar que as informações eram verdadeiras aquando da denúncia e que se inseriam no âmbito da lei;
- Efetuou a denúncia internamente ou externamente, ou procedeu à divulgação pública de acordo com a lei.
A denúncia interna significa que utilizou um dos canais de denúncia do Grupo Daikin Europe. É incentivado a utilizá-los primeiro.
A denúncia externa significa que apresenta uma denúncia às autoridades competentes no Estado-Membro da UE. Estas autoridades competentes são indicadas no anexo 1. Pode utilizar o canal de denúncia externo depois de efetuar a denúncia através do canal interno do Grupo Daikin Europe e de o mesmo não ter funcionado corretamente.
A divulgação pública significa que efetuou a denúncia diretamente ao público através de, por exemplo, uma plataforma online, redes sociais ou comunicação social. Ao efetuar uma divulgação pública, deve usufruir de proteção se
- tiver procedido primeiro à denúncia internamente ou externamente, mas a violação continuar por abordar ou não tiverem sido adotadas ações adequadas, ou
- tiver motivos razoáveis para acreditar que existe um perigo iminente ou manifesto para o interesse público ou, no caso de denúncia externa, existir o risco de retaliação.
Nem todas as questões que se inserem no âmbito da Ética Empresarial são denúncias. Referimo-nos a elas como "questões éticas". A proteção legalmente concedida a uma pessoa que apresente uma questão ética não é a mesma concedida a alguém que efetua uma denúncia. Não obstante, o Grupo Daikin Europe trata as questões éticas comunicadas do mesmo modo: a orientação e os processos da presente Política aplicam-se a todas as comunicações recebidas, independentemente de ser uma denúncia ou uma questão ética.
11. Questões
Se tiver questões, pode contactar C. Vyncke, Diretor Jurídico, Daikin Europe N.V.
E-mail: vyncke.c@daikineurope.com
ANEXO 1: Autoridades competentes relevantes para receber uma denúncia externa
| Áustria | External Reporting Office for EU Legal Violations em Viena |
| Bélgica | Federal Ombudsman Vlaamse Ombudsman Ombudsman of the Brussels-Capital Region Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens |
| Bulgária | Commission for Anti-Corruption and Illegal Assets Forfeiture |
| Croácia | Ombudswoman of the Republic of Croatia |
| Chipre | Para identificar o canal adequado para efetuar uma denúncia, os denunciantes podem contactar o consultor jurídico local e/ou o gabinete do provedor de justiça. |
| República Checa | Ministry of Justice, Conflict of Interests and Anti-Corruption Department |
| Dinamarca | Danish Data Protection Authority |
| Estónia | Ministry of Justice, Estonian Criminal Policy Department |
| Finlândia | Ministry of Justice |
| França | Defenseur des Droits |
| Alemanha | The External reporting body pursuant to the Draft Law on Whistleblower Protection at the Federal Office of Justice of Germany (Alemanha) |
| Grécia | National Transparency Authority |
| Hungria | Commissioner for Fundamental Rights |
| Irlanda | Garda Ombudsman, GSOC Protected Disclosure Unit (PDU) |
| Itália | Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) |
| Letónia | State Chancellery, Contact Point of Whistleblowers |
| Lituânia | Prosecutor General's Office |
| Luxemburgo | The Luxembourg Financial Services Authority - CSSF The Luxembourg Insurance Commission - CAA The Luxembourg competition authority The Luxembourg Registration Duties, Estates and VAT Authority - AED The Luxembourg Inspectorate of Labour and Mines - ITM The Luxembourg Data Protection Commission - CNPD The Luxembourg Equal Opportunities Centre - CET O Mediador, no âmbito da missão de realizar verificações externas em locais onde as pessoas estejam privadas da liberdade The Ombudsman for children and youth Luxembourg Regulatory Institute - ILR Luxembourg Independent Regulator for Audiovisual Media Services - ALIA Luxembourg and Diekirch Bar Association Luxembourg Chamber of Notaries Luxembourg Medical Board Nature and Forest Administration - ANF Water Management Administration - AGE Air Navigation Administration - ANA National Consumer Ombudsman Service Order of Architects and Consulting Engineers - OAI Luxembourg Association of Chartered Accountants - OEC Luxembourg Institute of Auditors - IRE Luxembourg Direct Tax Administration – ACD |
| Malta | Malta comunica externamente a uma das autoridades competentes mencionadas na legislação. Estas incluem: Commissioner of Revenue (CfR), Financial Intelligence Analysis Unit (FIAU), Malta Financial Services Authority (MFSA), Commissioner for Voluntary Organisation (CVO), Permanent Commission Against Corruption and the Ombudsman. |
| Países Baixos | Huis voor Klokkenluiders (Países Baixos) |
| Polónia | Ombudsman (embora a legislação final ainda não tenha sido adotada – janeiro de 2024) |
| Portugal | Procurador-Geral da República |
| Roménia | Ministry of Justice |
| Eslováquia | Prime Minister’s Office/Corruption Prevention Department Whistleblower Protection Office |
| Eslovénia | Komisija za preprečevanje korupcije |
| Espanha | Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya Prevention and Fight against Corruption Office of the Balearic Islands Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción |
| Suécia | Swedish Work Environment Authority |
1 O Grupo Daikin Europe é composto pela Daikin Europe N.V. e pelo Daikin Europe Coordination Center N.V., sucursais e subsidiárias, assim como as respetivas sucursais e subsidiárias dessas sucursais e subsidiárias.
2 Consultar os websites das entidades baseadas em Itália.
3 Quando estiver na República Checa ou na Hungria ou efetuar uma denúncia relativa a estes países, deve aconselhar-se antes de denunciar anonimamente, uma vez que a denúncia anónima pode não receber proteção ao abrigo da legislação nacional.
4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html
5 Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da União